Plataforma Adecuación Reglamento General Protección de Datos (RGPD) en los Ayuntamientos

Plataforma Adecuación Reglamento General Protección de Datos (RGPD) en los Ayuntamientos

Agencia Vasca de Protección de Datos

Consultas Frecuentes

Fuente: AEPD

PADRON DE HABITANTES

¿Pueden cederse los datos del Padrón Municipal a la policía local en el ejercicio de sus funciones?

Los datos contenidos en el padrón municipal de habitantes pueden comunicarse a la policía local siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

  • Se asegure que se utilizan únicamente aquellos datos que son adecuados, pertinentes y no excesivos, que con carácter general, serán nombre, apellidos y domicilio
  • La comunicación se realice en el marco de expedientes concretos y con necesidades debidamente justificadas, relacionadas con las funciones de interés público de la Policía Local definidas en el artículo 53 de la Ley Orgánica 2/1986, de 13 de marzo, de Fuerzas y Cuerpos de Seguridad
  • Se garanticen la confidencialidad y seguridad de los datos personales.

Por otra parte, y atendiendo al principio de minimización de datos del RGPD, no se podría realizar una comunicación masiva de los datos del Padrón a la Policía.

No obstante, es posible habilitar los medios técnicos necesarios para que la comunicación de datos pueda realizarse mediante un acceso por parte de la Policía Local en sus propias oficinas al Padrón Municipal con las limitaciones anteriormente descritas.

¿Puede una Administración Local utilizar los datos del padrón para fomentar la participación ciudadana?

El Padrón municipal de habitantes, regulado por la Ley de Bases de Régimen Local (LBRL), se concibe como un registro administrativo donde constan los datos de los vecinos de un municipio. Estos datos constituyen prueba de la residencia en el municipio y del domicilio habitual en el mismo.

Por otra parte, el artículo 69.1 de la LBRL impone a las Corporaciones locales la obligación de facilitar la más amplia información sobre su actividad y la participación de todos los ciudadanos en la vida local, pudiendo el Municipio promover toda clase de actividades y prestar cuantos servicios públicos contribuyan a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la comunidad vecinal (artículo 25.1 LBRL), correspondiendo al Alcalde la representación del Ayuntamiento (artículo 2.1.b).

En consecuencia, y atendiendo a la obligación legal referida a los efectos de fundamentar la licitud del tratamiento de estos datos en base a lo dispuesto en el RGPD, se pueden utilizar los datos del padrón para fomentar la participación ciudadana en la medida de las funciones descritas en el art. 25 y 69 de la LBRL.

No obstante lo anterior, para el uso de otros tratamientos diferentes del Padrón para las actividades descritas anteriormente, será necesario que la finalidad esté prevista legalmente o que los ciudadanos hayan consentido previamente.

PLENO Y CONCEJALES

¿Se pueden publicar en Internet las actas de los Plenos municipales?

Partiendo de que la publicación de datos, incluyendo en Internet, desde el punto de vista de protección de datos se considera una comunicación de los mismos, la publicación de las actas de los plenos municipales será conforme a la citada normativa cuando:

  • Conteniendo datos de carácter personal se refieren a actos debatidos en el Pleno o a disposiciones objeto de publicación en el Boletín Oficial que corresponda (sin perjuicio del ejercicio del derecho de oposición o cancelación de los afectados)
  • En los demás supuestos, para realizar la publicación de las actas conteniendo datos de carácter personal, será necesario el consentimiento previo de los afectados.

No será objeto de publicación en aquellos supuestos en que la Corporación haya hecho uso de la facultad de declarar secreto el debate y votación por afectar al honor e intimidad de los ciudadanos.

¿Pueden los concejales de la oposición acceder a la documentación obrante en el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones?

La Ley de Bases de Régimen Local atribuye a los concejales la posibilidad de consultar la documentación obrante en el Ayuntamiento en el ejercicio de su actividad de control de los órganos de la Corporación y sin perjuicio de las especialidades que pudieran derivarse del régimen específico de determinados tratamientos (como los datos tributarios, sometidos a las limitaciones previstas en la Ley General Tributaria).

Por lo tanto, partiendo del reconocimiento de esta facultad a los citados concejales, y atendiendo a lo dispuesto en el artículo 77 de la Ley de Bases de Régimen Local, la comunicación se basaría en la existencia de la obligación por parte del Alcalde o Presidente o de la Comisión de Gobierno de facilitar cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en poder de los servicios de la Corporación y resulten precisos para el desarrollo de la función de control anteriormente citada.

En todo caso, debe recordarse que los concejales que accedan a esa información sólo podrán utilizar los datos en el ámbito de sus competencias, toda vez que éste es el límite establecido en la Ley de Bases de Régimen Local.

No obstante, y de conformidad con el principio de limitación de la finalidad, del artículo 5.1.b) del RGPD, los datos deben tratarse para el control de la actividad del ente de la Administración Local correspondiente, ya que otro uso sería incompatible con dicho fin, no pudiente dar publicidad a esos datos ni comunicárselos a ningún tercero.

PUBLICACIÓN DE DATOS

¿Se pueden publicar en Internet, incluyendo en la web de una Administración Local, imágenes de las fiestas patronales?

Cuando se publican imágenes de personas físicas identificadas o identificables con la finalidad de informar de las actividades llevadas a cabo por organismos o instituciones, lo que implica obviamente la previa captación de imágenes de los participantes o asistentes a las mismas, considerando que los hechos así publicados podrían tener la consideración de hechos noticiables en los que se manifieste la existencia de un interés público con el fin de que se dé a conocer los mismos a la colectividad, y teniendo en cuenta, la aplicación de lo dispuesto en el artículo 20.1.a) y d) de la Constitución Española que regula la libertad de expresión e información.

En consecuencia, la captación de imágenes y su posterior difusión será considerada lícita cuando exista un interés público en su conocimiento y resulte adecuada, pertinente y no excesiva en relación con el libre ejercicio de la libertad de información, en los términos en que la doctrina constitucional ha entendido que dicho derecho prevalece sobre otros derechos fundamentales recogidos en el artículo 18 de la Constitución.

¿Se pueden publicar sanciones administrativas en el Boletín Oficial del Estado?

Teniendo en cuenta que la publicación de datos personales se considera una comunicación de datos de carácter personal, la habilitación para realizar la publicación de sanciones administrativas, se encuentra en el artículo 44 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, ya que dicho precepto establece una obligación legal respecto a las citadas Administraciones. Así, según este precepto:

“Cuando los interesados en un procedimiento sean desconocidos, se ignore el lugar de la notificación o bien, intentada ésta, no se hubiese podido practicar, la notificación se hará por medio de un anuncio publicado en el Boletín Oficial del Estado.

Asimismo, previamente y con carácter facultativo, las Administraciones podrán publicar un anuncio en el boletín oficial de la Comunidad Autónoma o de la Provincia, en el tablón de edictos del Ayuntamiento del último domicilio del interesado o del Consulado o Sección Consular de la Embajada correspondiente. Las Administraciones Públicas podrán establecer otras formas de notificación complementarias a través de los restantes medios de difusión, que no excluirán la obligación de publicar el correspondiente anuncio en el Boletín Oficial del Estado”.

¿Es posible publicar en la web de una Administración Local las licencias de obras concedidas?

En primer lugar, debe tenerse en cuenta que las licencias podrían incorporar nombre y apellidos del solicitante, dirección postal y catastral del lugar donde se desea realizar la obra, presupuesto presentado por el promotor e importe de los impuestos de la actuación devengada.

De esta forma, este tipo de datos, así como cualquier otra información contenida en los expedientes que se encuentre referida a personas físicas, tendrán la consideración de dato de carácter personal, por lo que su tratamiento estará sujeto a la normativa de protección de datos.

Puesto que no existe una obligación legal de las Administraciones Públicas de realizar tal publicación será necesario el consentimiento del afectado para proceder a la citada publicación.

Además, debe añadirse que entre los datos a publicar podrían existir datos de carácter tributario, como es el relativo a los impuestos devengados por la realización de las obras, datos que tienen el carácter de reservados conforme a su normativa, que establece un catálogo de supuestos en que es posible tal comunicación, catálogo en el que, obviamente, no está comprendida su difusión al público en general.

VIDEOVIGILANCIA

¿Cómo se realiza el cumplimiento de la normativa de videovigilancia en la instalación de cámaras de seguridad en los edificios de la Administración Local?

La imagen es un dato de carácter personal que permite la identificación de personas físicas. La videovigilancia con fines de preservar la seguridad de bienes y personas,  supone un tratamiento de datos, y por tanto, está sometida al RGPD.

En líneas generales, los elementos más destacados a efectos de cumplimiento son los siguientes:

  • Elaborar el registro de actividades del tratamiento que se realice a través de videovigilancia.
  • Cumplir con el derecho de información mediante un cartel en el que se indique, al menos, la existencia del tratamiento, la identidad del responsable y la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso y supresión que regula el RGPD.
  • Adoptar las correspondientes medidas de seguridad.

¿Se pueden instalar cámaras de videovigilancia que graben la vía pública?

La instalación de videocámaras en lugares públicos, tanto fijas como móviles, es competencia exclusiva de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, rigiéndose el tratamiento de dicha imágenes por su legislación específica, contenida en la Ley Orgánica 4/1997, de 4 de agosto, y su Reglamento de desarrollo, sin perjuicio de que les sea aplicable, en su caso, lo previsto por el RGPD, en aspectos como la adopción de las medidas de seguridad que resulten de aplicación y la elaboración del registro de actividades en relación con el tratamiento de videovigilancia que se realice.

Su utilización en lugares públicos tienen una finalidad específica de seguridad en beneficio de la convivencia ciudadana, la erradicación de la violencia y la utilización pacífica de las vías y espacios públicos, así como de prevenir la comisión de delitos, faltas e infracciones relacionados con la seguridad pública. La instalación de este tipo de dispositivos de las imágenes grabadas, están sujetas a requisitos muy estrictos ya que, en primer lugar, la autorización de instalación de videocámaras fijas y la utilización de cámaras móviles se otorga por la Delegación del Gobierno previo informe preceptivo y vinculante de la Comisión de  Garantías de la Videovigilancia de la Comunidad Autónoma correspondiente

 ACCESO A EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS Y LEY DE TRANSPARENCIA

Cuando una Administración Local recibe una denuncia de un ciudadano ¿es posible comunicar sus datos al denunciado?

En el supuesto de que el denunciante haya manifestado expresamente su deseo de confidencialidad o a juicio del departamento que tramita ese expediente considera necesario garantizar la identidad del denunciante en condiciones de confidencialidad, podrá denegarse al denunciado el acceso a los datos personales del citado denunciante.

En todo caso, esta comunicación al denunciante debería producirse previa ponderación de si la misma resulta necesaria a los efectos de que las personas denunciadas en el expediente puedan ejercer en plenitud sus derechos, conforme a lo requerido por el artículo 5 del RGPD, no debiendo tener dicha comunicación un carácter genérico ni extenderse a la totalidad de los datos que figuren en la denuncia presentada voluntariamente o en el correspondiente boletín de denuncia.

¿Se puede facilitar a un tercero el DNI o número de teléfono existente en un expediente administrativo?

Respecto al acceso a los expedientes administrativos, debemos distinguir lo siguiente:

  • Si el procedimiento administrativo no ha finalizado, en virtud de lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, sólo podrán acceder a los  datos contenidos en los expedientes quienes ostenten la condición de interesado.
  • Si el procedimiento administrativo  ha finalizado, el acceso a los datos obrantes en los expedientes se tramitaría conforme a la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información y buen gobierno, cuya regla general es conceder el acceso a la información obrante en la Administración a la cual se ha dirigido la petición.

Ahora bien, dicho derecho no es ilimitado, estableciendo la propia Ley diversos límites en sus artículos 14 y 15, de los que interesa analizar aquí los  establecidos en el artículo 15, relativos a la protección de datos de carácter personal.

En cuanto a los datos de DNI o número de teléfono, cabe efectuar la ponderación exigida por el artículo 15, pero también puede acudirse a lo previsto en el número 4 del artículo. De este modo, si se eliminan tales datos de las copias de los documentos que se faciliten de modo que no pueda saberse quien es la persona cuyos datos personales han sido tratados no resultaría de aplicación la normativa de protección de datos.

¿Y un proyecto de obra de edificación en un expediente de licencia urbanística o proyecto de obra pública?

En lo que respecta a los proyectos de obra de edificación en un expediente de licencia urbanística privada o de obra pública, desde el  punto de vista de la aplicación de los límites establecidos en el artículo 15 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, debe tenerse en cuenta que dichos documentos pueden contener datos personales, tales como los relativos a los técnicos, o también el de los contratistas o el titular de la licencia cuando sean personas físicas, etc., por lo que en tales casos deberá acudirse a la ponderación exigida por el artículo 15 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, o a la disociación de los datos personales obrantes en los documentos.

Ahora bien, debe tenerse en cuenta que el texto refundido de la Ley del Suelo y Rehabilitación Urbana, aprobado por Real Decreto Legislativo 7/2015, de 30 de octubre, reconoce en su artículo 5.f) a todos los ciudadanos el derecho a  “Ejercer la acción pública para hacer respetar las determinaciones de la ordenación territorial y urbanística, así como las decisiones resultantes de los procedimientos de evaluación ambiental de los instrumentos que las contienen y de los proyectos para su ejecución, en los términos dispuestos por su legislación reguladora.”

Por consiguiente durante el período en que puede ejercerse la acción pública urbanística, cabrá acceder a los datos personales contenidos en los expedientes de licencia urbanística por cualquier persona en el ejercicio de dicha acción,  transcurrido dicho plazo será preciso acudir a lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en los términos citados.

¿Qué información se puede publicar en el Portal de Transparencia?

La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, regula en su Capítulo II la denominada “Publicidad activa”, estableciendo una serie de supuestos de publicación obligatoria a través de los denominados Portales de Transparencia.

En este sentido, en aquellas Comunidades Autónomas que han aprobado su respectiva ley de transparencia, éstas también recogen la citada “Publicidad activa”.

En la medida que pudiese afectar la publicación a datos de carácter personal, la legitimación para dicha publicación vendría dada por el artículo 6.1.c) del RGPD, es decir, el cumplimiento de una obligación legal.

No obstante, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

  • Serán de aplicación, en su caso, los límites al derecho de acceso a la información pública previstos en el artículo 14 y, especialmente, el derivado de la protección de datos de carácter personal, regulado en el artículo 15 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre. A este respecto, cuando la información contuviera categorías especiales de datos, la publicidad sólo se llevará a cabo previa disociación de los mismos.
  • Los afectados por la publicación podría ejercitar el derecho de oposición a la publicación de sus datos, y suponer la supresión de los mismos. Por ejemplo, una persona víctima de violencia de género, que si bien de acuerdo a lo indicado anteriormente se podría realizar la publicación de sus datos meramente identificativos, alega dicha condición en aras de garantizar su seguridad para que esta publicación no se realice.

¿Se pueden publicar los datos de los licitadores y actas de las mesas de contratación? ¿Y los miembros de las mesas de contratación y comités de expertos?

El artículo 63 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, determina una serie de supuestos de publicación obligatoria, que en la medida que afecte a datos de carácter personal, la legitimación se fundamentaría en el artículo 6.1.c) del RGPD relativo al cumplimiento de una obligación legal.

Asimismo, debe considerarse lo siguiente:

  • Para la publicación del número e identidad de los licitadores participantes, respecto a personas físicas, además de su nombre y apellidos, será suficiente con publicar las últimas cuatro cifras del NIF.
  • Respecto al a publicación de las actas de la mesa de contratación relativas al procedimiento de contratación, no será necesario que en el contenido de las actas objeto de publicación figure las firmas del Presidente y Secretario de la mesa.
  • Respecto a la publicación de los miembros de las mesas de contratación y comités de expertos, será suficiente con publicar nombres y apellidos, y cargos de los mismos.
  • Al igual que en la pregunta-respuesta anterior, sería posible el ejercicio del derecho de oposición por los afectados.