Implantación del Archivo Electrónico Único en Fuentes de Valdepero

El Archivo de la Diputación Provincial de Palencia es el conjunto orgánico de documentos de cualquier época y soporte material, producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por la Diputación Provincial a lo largo de su historia, para su utilización en la gestión administrativa, la información ciudadana, la proyección cultural y la investigación científica.

La vicepresidenta Primera de la Diputación de Palencia, María José de la Fuente, acompañada de la Diputada Delegada de Acción Cultural, Patricia Pérez, han visitado el Archivo, dependiente del Servicio de Cultura, en el Castillo de Los Sarmiento de Fuentes de Valdepero, donde se han interesado sobre los trabajos propios del mismo y la próxima implantación del Archivo Electrónico en la Diputación.

En el último año la Sección de Archivo de la Diputación de Palencia ha centrado sus esfuerzos en la implantación del Archivo Electrónico Único. Gracias al temprano establecimiento de la tramitación electrónica de los expedientes se dispone de una buena base para su desarrollo. Hasta ahora se estaba utilizando una herramienta para la gestión de documentos electrónicos que, en la actualidad, se va a cambiar. Esto ha permitido establecer desde un inicio las necesidades del Archivo Electrónico en la Diputación y adaptarlas a la nueva aplicación.

PUESTA EN MARCHA DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO. La puesta en marcha del Archivo Electrónico coincidirá con la adopción del nuevo software, una vez se haya realizado la migración de los expedientes y documentos electrónicos contenidos en el anterior y la integración en el mismo de las funcionalidades necesarias para su correcto funcionamiento. Para llevarlo a cabo se han realizado una serie de tareas fundamentales para su adecuado desempeño porque es ahora cuando se van a establecer los principios de su funcionamiento futuro y si se dispone de una buena base no cabe duda que la implantación definitiva se ajustará a las necesidades tanto de la institución como de la ciudadanía. 

En la Diputación existe una Unidad Funcional de Transformación Digital y Gestión del Cambio que tiene como objetivo impulsar el avance de la información digital para incrementar la calidad de los servicios públicos que ofrece la Diputación esta entidad. Esta Unidad se reúne periódicamente para debatir y decidir cuestiones relacionadas con la implementación del Archivo Electrónico, entre otros aspectos, determinando las líneas generales a seguir.

HOJA DE RUTA. Paralelamente, desde la Sección de Archivo del Servicio de Cultura se ha entrevistado a todos los departamentos de la institución provincial para analizar las funciones que desempeñan cada uno de ellos en la atención al ciudadano con la intención de poder estandarizar y determinar las necesidades de todos ellos y, posteriormente, trasladarlas a la gestión del Archivo Electrónico. El resultado de estas entrevistas ha quedado plasmado en una “Hoja de ruta” donde se analiza la situación actual y los pasos a seguir para implementar el Archivo Electrónico.

CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Gracias a la buena predisposición e implicación de todos los departamentos se ha podido elaborar un ‘Catálogo de procedimientos’ que mejora el anterior. Este Catálogo de procedimientos, que actualiza el ya disponible en la sede electrónica de la página web de la Diputación de Palencia, proporciona una herramienta que presenta de manera clasificada y estructurada toda la información relevante sobre los procedimientos y servicios que ofrece la Diputación. Una vez finalizado el Catálogo y con una Hoja de ruta ya establecida, el siguiente pase es la elaboración de un ‘Cuadro de clasificación’, trabajo que se está realizando en la actualidad. El Cuadro de clasificación refleja, de manera jerarquizada y lógica, todas las funciones y actividades de la Diputación. Esta es una herramienta fundamental para la elaboración posterior del ‘Calendario de conservación’ donde se analizarán y valorarán cada una de las series documentales que integran el Cuadro de clasificación. Este análisis permitirá determinar, en base a una serie de reglas, si los expedientes electrónicos deben eliminarse total o parcialmente o si, por el contrario, deben conservarse de manera definitiva.

Todo este proceso conllevará un cambio en la normativa reguladora del Archivo de la Diputación de Palencia para adaptarla al establecimiento del Archivo Electrónico y a las funcionalidades derivadas del mismo. La implantación del Archivo Electrónico supondrá un cambio en el paradigma del funcionamiento de los archivos puesto que la intervención del archivero pasa del final del proceso al principio del mismo. Con la transferencia de la documentación física al Archivo de la Diputación desde los diferentes Servicios que la integran, la intervención del archivero comienza una vez la recibe, pero con la gestión de documentos y expedientes electrónicos y la implantación del Archivo Electrónico su actuación comenzará desde el momento de la creación o recepción de los documentos o expedientes en las unidades de gestión administrativa, es decir al inicio del procedimiento. 

MÁS FUNCIONES. Además de los trabajos que se están realizando para la implantación del Archivo Electrónico, el Archivo de la Diputación desempeña otras funciones como, por ejemplo, la asistencia y cooperación a los ayuntamientos de la provincia para organizar sus archivos municipales donde se custodia un rico patrimonio documental con la finalidad de salvaguardarlo y mejorar su gestión administrativa. Esta asistencia se lleva desde 1981, y se han realizado más de 300 intervenciones, lo que ha generado que la Diputación disponga de referencias de casi la totalidad de archivos municipales y de Juntas Vecinales de la provincia. Asimismo, desde el Archivo se presta asesoramiento técnico a los ayuntamientos sobre las diversas cuestiones relacionadas con sus archivos municipales y se ofrece el servicio de depósito temporal de la documentación municipal, sobre todo la histórica, cuando el municipio no dispone de espacio o carece de instalaciones adecuadas. Todo ello, se hace con la finalidad de evitar la pérdida o deterioro de su patrimonio documental. 

También se lleva a cabo la recepción de la documentación transferida desde los diferentes departamentos que componen la Diputación de Palencia y su posterior gestión documental. Finalmente, destacar la atención a las consultas, tanto externas como internas de la documentación custodiada. Estas consultas son muy variadas debido a la gran cantidad de documentación que custodia el Archivo, abarcando desde cuestiones sobre antecedentes familiares hasta expedientes administrativos.

HISTORIA DEL ARCHIVO. La historia del Archivo y la custodia de su documentación han seguido los traslados de la propia Diputación. Ya desde mediados del s. XIX aparece la figura del Archivero con una especial relevancia dentro del escaso organigrama de la Diputación. Concretamente de 8 de abril de 1859 data el primer Inventario del Archivo. Dada la precariedad del edificio del antiguo convento franciscano, ya en 1882 se plantea la necesidad de uno nuevo para la propia Diputación. En 1904 se indicará al Arquitecto las dependencias que deberá tener el Palacio Provincial, entre las que se indica el Archivo y Biblioteca en planta baja. En 1914 se inaugura el edificio de la Diputación Provincial que albergará el Archivo de la misma donde fue ocupando distintos locales, desde la planta baja a la planta de sótano. El incendio del Palacio Provincial en 24 diciembre de 1966 supuso la destrucción de importante documentación, pero hizo que se planteara la necesidad de su cuidado. Así pues, en 1970 se procede a la contratación a tiempo parcial de una Archivera quien acometerá de forma sistemática la organización del Archivo que en gran medida permanece. De 1971 precisamente datan las primeras Relaciones de transferencia normalizadas, base del actual Inventario del Archivo de la Diputación. Desde el 2003 se viene desarrollando un programa de reproducción de la documentación más relevante, tanto de la Diputación como de Archivos Municipales de la Provincia, con lo que actualmente se cuenta con un importante fondo microfilmado y/o digitalizado para salvaguarda de la documentación original y facilitar su consulta a investigadores y ciudadanos en general. En la actualidad el Archivo de la Diputación está vinculado directamente a la Biblioteca "Tello Téllez de Meneses" de la Diputación Provincial de Palencia, cuyo personal comparte, dependiendo ambos del Departamento de Cultura. Hasta el 2005 los depósitos estaban en los sótanos del mismo palacio Provincial, repartidos en varios locales, con una superficie total de 320 m2 que adolecía de graves deficiencias y escasez de espacio. En 2006 se traslada al Castillo de Fuentes de Valdepero, a 6 Km. de la capital, rehabilitado con este fin. En Pleno de 25 de octubre de 2006 se aprueba el Reglamento del Archivo.