Archivos Municipales

LOS ARCHIVOS MUNICIPALES: Patrimonio y gestión

  • Constituyen la memoria documental del Ayuntamiento y su recurso administrativo inmediato en aras de la eficacia y agilidad en la gestión municipal y el servicio al ciudadano.
  • Son además una fuente documental fundamental de la historia local como memoria colectiva del municipio y sus habitantes

Los Archivos Municipales básicamente conservan los documentos producidos y recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus competencias a lo largo de su historia, por lo que constituyen la fuente de información fundamental para el estudio del municipio desde la Edad Media hasta la actualidad: Gobierno y administración, obras, agricultura y ganadería, abastos y mercados, pósitos, sanidad, educación y cultura, beneficencia y asistencia social, población, estadísticas, quintas, elecciones, hacienda y recaudación… La larga trayectoria histórica de los municipios se refleja en sus propios documentos, algunos de ellos de excepcional relevancia y que a menudo transcienden la historia local.

El patrimonio documental municipal forma parte de Patrimonio documental español, como queda reflejado en la ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español art. 49. 2 y es reiterado en la ley 6/1991 de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León en su art. 4. 1 al señalar que: “Forman parte integrante del Patrimonio Documental de Castilla y León los documentos de cualquier época producidos o reunidos en el ejercicio de sus funciones por… las entidades locales del territorio de la Comunidad Autónoma y los organismos de ellas dependientes” y, como tal “la conservación, custodia, organización y consulta de los Archivos de las entidades locales es responsabilidad y competencia de estas Art. 82.2

ACTUACIONES DE LA DIPUTACION EN ARCHIVOS MUNICIPALES

El objetivo de las actuaciones de la Diputación en Archivos Municipales es:

  • Salvaguarda de su Patrimonio Documental
  • Mejora de la gestión administrativa municipal

La Diputación de Palencia, en su competencia de asistencia y cooperación a los ayuntamientos y conocedora de la escasez de recursos humanos y/o materiales de muchos Ayuntamientos, ha llevado a cabo múltiples actuaciones en Archivos municipales de la provincia desde el Departamento de Cultura y el Archivo.

Desde 1981 viene desarrollando distintos Programas de Organización e Inventario de Archivos Municipales, habiendo realizado más de 300 intervenciones en los municipios y entidades locales, en cuya labor se han invertido importantes recursos económicos y profesionales.

Se puede considerar que desde el Archivo de la Diputación se tienen referencias de casi la totalidad de Archivos Municipales y de Juntas Vecinales de la provincia con diferente nivel de detalle y de actualización.

El planteamiento general de las intervenciones llevadas a cabo por la Diputación de Palencia y su Archivo ha seguido los criterios siguientes:

  • La documentación municipal se conserva en sus respectivos municipios, organizada e identificada con su Inventario específico; como resultado de estas actuaciones el Archivo de la Diputación centraliza copias de los Inventarios-Guías de gran parte de los Archivos Municipales de la provincia a disposición de los investigadores y ciudadanos en general.
  • En los últimos años se ha potenciado el acondicionamiento de los Archivos con la dotación de instalaciones básicas, locales saneados y específicos para Archivo, con estanterías y mobiliario adecuado, así como su mantenimiento y cuidado conforme a unas recomendaciones básicas que se facilita al personal municipal.
  • Desde el Archivo de la Diputación se presta además el servicio de asesoramiento técnico a los Ayuntamientos en lo referente a organización, mantenimiento, instalaciones, tratamiento, difusión y conservación de su documentación. De manera excepcional se ha intervenido con carácter de urgencia en el tratamiento y restauración de documentación en peligro.
  • La Diputación ofrece también a los Ayuntamientos el servicio de depósito para albergar en las instalaciones de su Archivo, en el Castillo de Fuentes de Valdepero, la documentación municipal que cada Ayuntamiento considere, bien por falta de espacio o bien por carencia de instalaciones adecuadas, en especial para la documentación histórica o para los municipios con menores recursos. Esta prestación es de especial interés para evitar la pérdida o deterioro de un Patrimonio Documental que corre serio peligro en muchos Ayuntamientos y Entidades Menores en los que la despoblación está mermando los recursos humanos y materiales de sus municipios, al tiempo que facilita el acceso y control de consultas a los investigadores, ciudadanos y al propio Ayuntamiento.

Ciertamente los Ayuntamientos están colaborando en el cuidado de sus Archivos, con la implicación de Alcaldes, Concejales y empleados municipales, conscientes de la mejora de un servicio esencial para la propia gestión administrativa, el servicio al ciudadano y la preservación de su patrimonio cultural.

Los más recientes Programas de Organización e Inventarios de los Archivos municipales se han ido desarrollando con nuevas herramientas informáticas que han permitido mejorar la elaboración de inventarios en formato digital.

Paralelamente se ha procedido a la catalogación, microfilmación y/o digitalización de la documentación más relevante, favoreciendo de esta manera la preservación de los originales mediante la conservación de una copia de seguridad y de consulta.
Muchas de estas actuaciones han contado con la colaboración del Archivo Histórico Provincial de Palencia y de la Junta de Castilla y León.

INVENTARIOS Y GUIAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES

A partir de 1981 en que se iniciaron las diversas actuaciones en Archivos municipales, el Archivo de la Diputación ha ido incorporando los numerosos instrumentos de descripción que se elaboraban, desde los primeros Inventarios genéricos en listados o en fichas manuales, algunos publicados en ediciones específicas, a los más detallados ya en diferentes soportes informáticos.

Así pues, en diferentes formatos, muchos informatizados y/o digitalizados, contamos con Guías, Inventarios y referencias de la mayor parte de los Archivos Municipales de la provincia, disponibles en el Ayuntamiento respectivo, y de forma centralizada en el Archivo de la Diputación.

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